Как мы автоматизировали работу более 500 сотрудников клининга

Когда говорят об автоматизации клининга, большинство сразу представляет роботов для уборки.

Но на практике роботизация — это только часть работы.

Не менее важно автоматизировать процессы, которые ежедневно выполняют люди: учёт рабочего времени, контроль выполнения задач, соблюдение маршрутных карт и взаимодействие с менеджерами.

Несколько лет назад мы столкнулись именно с этой задачей.

Наш парк роботов только начинал расти, количество объектов увеличивалось, а вместе с ним росло и количество сотрудников. Стало понятно, что привычных таблиц и чатов уже недостаточно — нужна единая система управления.

Мы протестировали несколько решений и в итоге прошли путь от Трон Барона к Бруно. Рассказываем, почему.

С чего всё началось

Первый запрос был довольно простым.

По просьбе наших заказчиков нам нужно было понимать, кто и во сколько вышел на смену.

На крупных объектах важно не просто знать, что сотрудники работают. Необходимо видеть фактическое время начала и окончания смены, чтобы в любой момент можно было подтвердить выполнение обязательств перед заказчиком.

Но довольно быстро появилась ещё одна задача.

На одном из торговых центров потребовалось контролировать уборку санузлов. Нужно было понимать, когда именно была выполнена последняя уборка и соблюдается ли установленный график.

А затем появились маршрутные карты.

Сотрудники начали получать не просто список задач, а готовую последовательность действий, которую необходимо выполнить на объекте. Это позволило стандартизировать работу, упростить адаптацию новых сотрудников и значительно снизить количество ошибок.

Почему сначала мы выбрали Трон Барон

Трон Барон хорошо закрыл наши стартовые задачи.

С его помощью мы смогли:

учитывать приход и уход сотрудников;
контролировать выполнение задач;
работать по маршрутным картам.
Для компании, которая только начинает цифровизацию процессов, этого вполне достаточно.

И какое-то время мы успешно использовали именно это решение.

Что изменилось позже

Со временем выяснилось, что сама фиксация рабочего времени — это только половина задачи.

Все данные всё равно нужно было переносить в табель, который использует бухгалтерия и менеджеры.

Мы хотели, чтобы информация автоматически попадала в наш шаблон в Битрикс без дополнительных действий со стороны сотрудников.

К сожалению, в тот момент реализовать такую интеграцию не удалось.

А возвращаться к ручному переносу данных уже совсем не хотелось.

Почему мы перешли на Бруно

Именно здесь Бруно оказался ближе к нашим процессам.

Кроме стандартного учёта рабочего времени, система позволила автоматически выгружать данные в табель именно в том формате, который мы используем внутри компании.

Для нас это было принципиально.

Кроме этого, мы получили:

автоматический учёт рабочего времени;
гибкую настройку процессов;
маршрутные карты для сотрудников;
возможность адаптировать систему под особенности каждого объекта.
На первый взгляд это кажется мелочами.

Но именно из таких деталей и складывается ежедневная работа большой клининговой компании.

Контроль начинается ещё до начала уборки

Одной из функций, которую мы активно используем, стал контроль присутствия сотрудников на объекте.

Менеджеру больше не нужно обзванивать администраторов или выяснять, кто уже вышел на смену.

Достаточно открыть приложение.

А что дальше?

На наш взгляд, следующий большой шаг — использование искусственного интеллекта.

Сегодня сотрудники всё чаще прикладывают фотографии после выполнения задач.

Но проверяет их всё равно человек.

Именно здесь ИИ может серьёзно помочь.

Например:

определить смазанную фотографию;
заметить загрязнения;
сравнить результат с эталоном;
подсветить менеджеру снимки, требующие внимания.
В результате руководителю не придётся просматривать сотни фотографий вручную.

Он увидит только те задачи, где действительно есть вероятность проблемы.

Именно за такими решениями, как нам кажется, будущее управления клинингом.

Мы не ищем «идеальное» приложение

Часто нас спрашивают:

— Так что лучше — Трон Барон или Бруно?

На самом деле однозначного ответа нет.

Оба продукта развиваются, регулярно получают новые функции и решают похожие задачи.

Именно поэтому мы не исключаем, что в будущем сможем использовать сразу несколько решений — всё будет зависеть от того, кто быстрее реализует необходимые нам возможности.

Для нас важен не логотип на экране.

Важно, чтобы цифровые инструменты помогали делать клининг более прозрачным, управляемым и удобным как для сотрудников, так и для наших клиентов.

Цифровизация — это уже не будущее, а необходимость

За последние годы мы убедились, что современная клининговая компания — это уже давно не только люди, инвентарь и техника.

Это ещё и программное обеспечение, мобильные приложения, аналитика, автоматизация и всё больше — искусственный интеллект.

Именно эти инструменты позволяют быстрее управлять объектами, контролировать качество услуг и масштабировать бизнес без потери эффективности.

В Альфа-Сервис мы постоянно тестируем новые цифровые решения, чтобы сделать управление клинингом более прозрачным и удобным как для наших сотрудников, так и для заказчиков.

Если вы ищете подрядчика, который использует современные технологии не только на словах, а в ежедневной работе, — будем рады познакомиться.